時間管理(二) —— 利用間隙時間慢慢完成麻煩的事情

前言

生活中經常遇到步驟復雜,麻煩但是影響又很深遠的事情。

這類事情都是看起來需要花很長時間處理的事情,而且看起來很有用,但是短時間內不會有任何收益的事情。結果經常拖到死線前才開始急急忙忙糊弄過去,弄得質量不佳之餘很是狼狽。

即便是學習,都算是長周期的事情:每次聽課都需要做筆記,做完筆記之後可能需要整理,整理後需要復習,在考試前都需要拿出相關的筆記。

既然如此,爲什麼不在一開始寫好這類經常出現的事情的「處理事項列表」,每個事情拆解成五分鍾內能夠完成的小事項,一有空閒就完成一點呢?

先決條件

  • 你有經常翻看的筆記軟件、日程軟件、筆記本、甚至是手機桌面等等界面
    • 你需要能夠控制這些軟件/界面上面顯示什麼內容
    • 如果沒有,便想辦法養成一個查看這些界面的習慣
    • 推薦使用Google Keep、Google now、iPhone主頁面左方信息菜單等
  • 你想處理的事項是非絕對連續性的(例如睡眠便是連續事項——對於一些人來說是麻煩事情,且對於大多數人來說都是絕對連續的事項)

拆分

先思索你想要做的事情可否拆分爲細節事項,例如上課做了3頁的筆記,筆記需要整理,然後在適當時候拿出來復習,鞏固知識。

首先我們要搞懂,這個筆記是有助於我們達成目標的,例如你想達成考高分的目標,於是你就需要在筆記中找出與考點相符合的知識,並在適當時候溫習

這就形成了一個粗略的流程,將這個流程細化,大概可以變成以下小事項。

  1. 閱讀考題大綱
    • 分層劃段,理解有多少事情要處理
    • 提取每個句子的關鍵詞
      • 每一段都是一個小任務(有段落數量個事情要處理)
    • 找出每一段的重點
      • 每一段都是一個小任務(有段落數量個事情要處理)
  2. 閱讀筆記內容
    • 分層劃段,理解有多少事情要處理
    • 提取每個句子的關鍵詞
      • 每一段都是一個小任務(有段落數量個事情要處理)
    • 找出每一段的重點
      • 每一段都是一個小任務(有段落數量個事情要處理)
  3. 匹配考題內容和筆記內容
    • 一般有效的課程做出來的筆記是完全吻合考題,可以拿着筆記重點來匹配考題大綱並回答相關問題(每一段都是一個小任務)(有段落數量個事情要處理)
  4. 溫習
    • 將匹配完畢的內容設定定時提醒來翻看,或者直接擺在經常翻看的面板上(例如手機桌面),增強記憶

可以看到,1只需要執行一次,2、3都是經常性重復的內容,而4是整個流程最關鍵的部分,就是將資訊真正活用化

而且這個流程中,所有的事項都被拆分爲了五分鍾內可以完成的事項,分層劃段、提取每個段落中每個句子的關鍵詞,再總結出每個段落的重點。這種將復雜問題拆分爲簡單問題的方法可以極大降低執行者的焦慮,讓事情看起來易於達成且容易分配

執行

我建議使用Google Keep+Google Docs或evernote,或者別的你認爲合適的,帶有鏈接功能與選項框功能的筆記便籤軟件,或者是實體筆記本

  1. 將以上設計好的流程原封不動地放入筆記中,作爲之後的指引

  2. 每次啓動專案不會重復的部分新建爲獨立一個頁面,例如上方就是閱讀考綱部分。把大的事項分爲一個個小事項。

    • 一開始接觸某一個事項時候,應該先了解「我該做多少事情」,然後就可以將事項一點一點完成了。
  3. 啓動專案後會多次重復執行的部分新建爲一個模板頁面,每次有新的「筆記」進入專案,便復制一次用於這個新的任務

    • 例如每次有筆記入手時候,就復制一次「筆記處理流程」,然後在之後搭車、等人或者別的碎片時間一點一點完成他。
    • 這時候可以將完成任務所需要的信息也插入到筆記,便於隨時隨地處理事項
  4. 關鍵性事項以需要的形式插入合適的工具

    • 例如我需要在下個月某一日晚上八點前往某個酒店的禮堂進行演講,就用鬧鍾軟件設定6點鍾提醒我前往酒店。
    • 例如我想盡可能的多復習以上專案整理下來的東西,就把它設置成屏保壁紙。

未來重啓整個專案的時候,你已經有一套系統、直觀的方案來應對,並且可以很好的把這些事項插入到自己的生活中,便能很好的消除應對這些事情的焦慮感

如何開始

現在我們知道方法了,但是要怎麼開始這個處理流程呢?

我的建議是,一開始不要使用這個流程,而是開始持續寫日記。好好搞清楚自己到底需要做什麼,做了什麼,然後嘗試拆分需要做的、未來有可能做的、自己想做的事情

拆分的時候要確保每一個事項都是絕對清晰,只包含動作和信息,有一個很明確的結果狀態,這樣能夠明確自己的任務,達成結果,而不會一味迷失在目標之中。

拆分完畢後,設想把自己拆分的事項插入到等車的時間、等待上課的時間、下班前的五分鍾、午休吃完飯休息的五分鍾、課間五分鍾,保證事項並非高壓、繁復、不明確的。最好以過去的自己作爲參照,想象過去的自己在間隙時候有沒有可能做完這件事項

希望大家可以透過這個方法做到更多想做的事情

閱讀更多

前篇文章:時間管理(一) —— 應該怎麼在爆炸的事項中開心生存